KAIZEN ĐỘT PHÁ THÀNH CÔNG DÀNH CHO DOANH NGHIỆP SMEs Giảng viên: Thầy Trần Đình Cửu NHỮNG CÂU HỎI TÔI CÓ TRƯỚC KHI HỌC: 1. Kaizen là gì? 2....
KAIZEN ĐỘT PHÁ THÀNH CÔNG DÀNH CHO DOANH NGHIỆP SMEs
Giảng viên: Thầy Trần Đình Cửu
NHỮNG CÂU HỎI TÔI CÓ TRƯỚC KHI HỌC:
1. Kaizen là gì?
2. Kaizen có tạo ra tiền
3. Kaizen có áp dụng được cho doanh nghiệp SMEs? Mức độ áp dụng?
WHAT: Kaizen là gì?
Kaizen là từ tiếng Nhật: "Kai" (thay đổi) và "Zen" (tốt hơn), với triết lý "Hôm nay tốt hơn hôm qua, ngày mai tốt hơn hôm nay.", và 3 nguyên tắc lõi:
· Cải tiến liên tục (Continuous Improvement)
· Tập trung con người, không phải công nghệ
· Thay đổi nhỏ, nhưng đều đặn
Định nghĩa Kaizen: Kaizen là triết lý quản trị nhấn mạnh cải tiến liên tục dựa trên những thay đổi nhỏ, đều đặn, với sự tham gia của toàn bộ tổ chức – nhằm tối ưu quy trình, loại bỏ lãng phí và nâng cao giá trị.
WHY: TẠI SAO TÔI CHỌN KAIZEN?
Mục tiêu ban đầu (SMART):
→ Tối ưu vận hành, cắt lãng phí, nâng cao hiệu suất liên tục.
Niềm tin khi bắt đầu:
→ Kaizen là cách "ít tốn kém – hiệu quả dài hạn".
LỢI ÍCH: kaizen để giải quyết các khó khăn trong doanh nghiệp với 3 mục tiêu:
1. Xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững so với đối thủ.
2. Tối ưu hóa vận hành để tăng năng suất, giảm chi phí.
3. Cắt giảm lãng phí, nâng cao hiệu suất và lợi nhuận.
HOW – Cách triển khai Kaizen theo từng bước, từng cấp độ?
Sơ đồ triển khai 5 bước
Ai làm? Làm gì? Làm đến đâu là xong?
Thầy Cửu khẳng định: “Kaizen để tốt hơn cho công ty, và mọi cải tiến cần đổ vào đấy.”
Những điều tôi nhận ra sau buổi học kaizen
PHẦN 1. KAIZEN THIẾT LẬP BẢN ĐỒ CẠNH TRANH KHÁC BIỆT ĐỂ THÀNH CÔNG
Qua bài giảng, chúng ta nhận ra sự giống nhau về nguyên lý và qui luật ở các công ty từ cửa hàng nhỏ cung cấp nước đá cây của gia đình thầy Cửu đến các công ty lớn như Thủy Sản Minh Phú, tập đoàn IKEA, Reuter, và các công ty khác là:
· Phần trên: bao gồm năng lực cốt lõi và giá trị cốt lõi. Đây là phần thầy gọi là phần “lộ thiên”, là thứ truyền thông cho khách hàng, đối tác.
· Phần dưới tảng băng là cực kỳ quan trọng. Tầng chìm (Cách quản, cách vận hành, công thức riêng): Là thứ không được truyền thông nhưng phải cực kỳ minh bạch với nội bộ. Chúng cần được kiểm soát rất chặt vì chúng là bí kíp vận hành doanh nghiệp của bạn.
· Nếu chỉ có phần trên mà không có phần dưới thì đó là “doanh nghiệp bốc phét, chém gió”.
· Quản lý 3 điểm kiểm soát quan trọng và không được vi phạm chúng.
Ngoài ra, thầy Cửu đề cập đến việc cần phải thiết lập Bộ tứ tài liệu quan trọng (tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, năng lực cốt lõi), trong đó:
· Sứ mệnh là việc cần làm. Nó trả lời câu hỏi, “Tổ chức của bạn đang cố gắng hoàn thành điều gì?” Sứ mệnh có thể xác định khách hàng hoặc thị trường được phục vụ, năng lực đặc biệt hoặc năng lực cốt lõi, hoặc các công nghệ đặc biệt hoặc cốt lõi được sử dụng
· Tầm nhìn là đích đến của doanh nghiệp. Nó mô tả nơi tổ chức của bạn đang hướng tới, dự định trở thành hoặc cách tổ chức mong muốn được nhìn nhận trong tương lai
· Năng lực cốt lõi: những gì ta mang lại lợi ích cho khách hàng nhưng đối thủ không làm được;
· (Năng lực cốt lõi là bí kíp. Bí kíp thì phải “giấu như mèo giấu c…” nhưng ta không được giấu với nhân viên.)
· Giá trị cốt lõi là tính cách của ông chủ.
Giá trị cốt lõi là không thể đánh đổi; Giá trị cốt lõi và ý thức chi phí cần thấm vào máu của nhân viên ở thị trường. Cần gắn điểm kiểm soát vào để nhân viên nhận thức rõ.
PHẦN 2. KAIZEN 5M TẬP TRUNG ĐIỂM CẠNH TRANH KHÁC BIỆT
Kaizen 5M là sự kết hợp giữa triết lý Kaizen (cải tiến liên tục) và mô hình 5M (Man – Machine – Method – Material – Measurement), thường được sử dụng trong quản lý sản xuất và chất lượng để phân tích nguyên nhân gốc rễ (root cause analysis), đồng thời đưa ra các cải tiến hiệu quả.
5M = Hệ thống gốc rễ vận hành:
· Man (Con người): Đúng người, đúng việc, đúng chỗ
· Machine (Máy móc): Dùng máy hợp lý – không lạm dụng – không lỗi thời
· Method (Phương pháp): Quy trình rõ ràng – cập nhật liên tục
· Material (Nguyên vật liệu): Sử dụng đúng – không tồn dư – không phung phí
· Measurement (Đo lường): Có chỉ số – báo cáo – cải tiến theo dữ liệu
Trong đó, tôi tâm đắc nhất là phần kaizen Man: kaizen yếu tố con người
1. Đúng người, đúng vị trí: thái độ và tính cách đúng giá trị cốt lõi. Họ là tài sản quý của công ty.
2. Đúng người, sai vị trí: bố trí lại hoặc đào tạo lại
3. Sai người, đúng vị trí: nếu sử dụng, trao đổi, đào tạo, kiểm tra nghiêm ngặt, “quá tam ba bận” hoặc loại bỏ cần sớm loại khỏi tổ chức
4. Sai người, sai vị trí: nếu sử dụng, trao đổi, đào tạo, kiểm tra nghiêm ngặt, “quá tam ba bận” hoặc loại bỏ cần sớm loại khỏi tổ chức
PHẦN 3: KAIZEN CẮT GIẢM 8 LOẠI LÃNG PHÍ ĐỂ TĂNG LỢI NHUẬN
DOWNTIME là mô hình nhận diện 8 loại lãng phí trong doanh nghiệp:
Defects (Lỗi), Overproduction (Sản xuất dư), Waiting (Chờ đợi), Non-utilized Talent (Phí nhân tài), Transportation (Di chuyển thừa), Inventory (Tồn kho dư), Motion (Thao tác dư), Extra-processing (Xử lý quá mức).
Mỗi loại lãng phí đều làm tăng chi phí, giảm năng suất và bào mòn lợi nhuận.
Hiểu và loại bỏ DOWNTIME là chìa khóa để vận hành tinh gọn, cải tiến liên tục và gia tăng năng lực cạnh tranh.
Nguyên tắc chiến lược của Samsung:
Mỗi 10% chi phí tiết kiệm = 90% doanh thu tăng thêm.
Phần vận dụng. 8 VIRUS LÃNG PHÍ DOWNTIME TRONG VIỆC HỌC TIẾNG ANH
+Defect: sai hỏng, ví dụ như phát âm sai, chính tả sai, cách đặt câu sai, chia thì sai, cách diễn đạt sai, trật tự từ không đúng, .v.v.;
+Over-production: Lãng phí do học quá nhiều thứ, (mà không cái nào ra hồn cả!) Bạn có quá nhiều từ mà toàn là từ thụ động, không áp dụng được trong công việc và trong thực tế cuộc sống; bạn học quá nhiều thì, và cấu trúc câu mà chẳng biết áp dụng ra sao, phối hợp thế nào, .v.v.;
+Waiting: Lãng phí thời gian vô ích do dộng cơ học tập sai, phương pháp học sai, học không đúng trọng tâm, học quá nhiều từ (Có cần thiết vậy không?) .v.v.;
+ Non-utilized Talent: Không sử dụng tài năng của bạn, học không đúng thầy, đọc không đúng sách, và chơi không đúng bạn ham học tiếng Anh để giúp mình mau tiến bộ;
+Transportation: Lãng phí do bạn không biết sắp xếp, việc nọ xọ việc kia (ví dụ như sắp xếp những điều các bạn đã học theo chủ đề, theo trật tự, theo logic.v.v.); hay ngay trong việc sắp xếp sách vở, tài liệu để thuận tiện truy xuất để việc học tiếng Anh hiệu quả;
+Inventory: Lãng phí do sưu tầm, lưu trữ, cất giữ quá nhiều tài liệu học tiếng Anh “thượng vàng hạ cám” trên kệ sách, trên máy tính, .v.v. hoặc bạn cài đặt quá nhiều phần mềm tiếng Anh để … lòe thiên hạ, chứ thật ra bạn không học, hoặc không cần biết quá nhiều thứ vô ích như thế;
+Motion: là sự chuyển động về dữ liệu, thông tin (ví dụ bạn không tài nào nhớ nổi một hoặc nhiều từ, một cụm từ, không biết cách liên kết thông tin để viết một đoạn, một bài cho đúng, cho hay.v.v.);
+Exceed processing: Rất nhiều phương pháp học “made in…tự-tui” hoặc sưu tầm đâu đó (trên mạng) không hợp lý có thể làm bạn mất động lực học, và thói quen học, thậm chí làm bạn không tiến bộ được!
Đây là 8 virus lãng phí DOWNTIME trong việc học tiếng Anh mà bạn cần phải cải thiện ngay lập tức.
Bài học: Những hoạt động không tạo ra giá trị đều là lãng phí.
PHẦN 4. KAIZEN MỖI NGÀY BẰNG CHAT A.I
Kaizen mỗi ngày giúp cải tiến công việc, tăng tốc quá trình, loại bỏ dư thừa. Để viết prompts đúng chuẩn, chúng ta cần tư duy input-processing-output.
ĐẦU VÀO:
1. Nhiệm vụ: thực hiện điều, nhiệm vụ gì
2. Bối cảnh: đóng vai gì, có những vấn đề gì
3. Dữ liệu tri thức: cung cấp dữ liệu, qui trình đã có
ĐẦU RA:
Chuẩn đầu ra là gì? Kết quả cụ thể
“Không bao giờ cạn kiệt ý tưởng-> cải tiến mỗi ngày.”
3 ĐIỂM NGỘ RA QUAN TRỌNG
Kaizen không phải chỉ là kỹ thuật, mà là cách làm bài bản, có hệ thống cho doanh nghiệp.
Bản đồ Kaizen giúp nhìn rõ bức tranh toàn cảnh và chi tiết, từ đó không bỏ sót nút thắt nào.
Phần “tảng băng chìm” (nguyên nhân gốc rễ) mới là nơi cần kiểm soát chặt để đạt hiệu quả bền vững.
KẾT LUẬN
· Triết lý Kaizen giống như hệ miễn dịch cho doanh nghiệp nhỏ – chống lại sự trì trệ, lãng phí và thua lỗ.
· Kaizen không phải là “tool tiết kiệm chi phí”.
· Kaizen là một lối sống vận hành – nơi mỗi thành viên đều tham gia cải tiến vì tương lai tổ chức.
· SMEs không cải tiến = SMEs sẽ chết dần theo lối vận hành cũ.
#CEOSG10 #Recap #Team08 #Chiến_Mã
